采购订单是什么(有效发送采购订单的最佳实践)

采购订单 (PO) 是买方建立并发给卖方的官方文件，承诺向卖方付款将来交付的一些产品或服务的销售费用。推送此采购订单文档的目的是跟踪和操纵采购流程。

采购订单将包括一个用以追踪目的的编号及其商定的项目类型、数量价格。额外信息还可以包含于采购订单中。买方包含的信息越大，采购订单就越有效。

一旦卖方接受采购订单，他就变成具备法律约束力合同。采购订单文档一般是应用采购软件建立的。

一般，采购订单不包括合同语言。可是，《统一商法典》或其它相关法律依据其性质把它确立为合同。然而，一般做法就是在采购订单的批准中附上销售条文和条件或类似的法律文件。

采购订单可以帮助维护交易双方。假如买方回绝付款，因为文档具备法律约束力，卖方依然受到保护。为了让买家得到相似的维护，确定采购订单尤为重要。

采购订单种类

在开展涉及买卖双方的大宗采购和交易时，采购订单是十分重要的文档，而且由于类型不同，传出正确类别的采购订单尤为重要。

下列是四种类型的采购订单：

规范采购订单 (SPO)：最常见且最容易理解的采购订单种类。它用于对商品或服务的一次性、不定期或不频繁地请求。它包含物品清单以及数量、供货日期、交货地点和付款标准。计划采购订单 (PPO)：与 SPO 类似，但在供货日期不明或预计未来特定时间范围之内产品或服务时进行。PPO 中对付款和交付日期定义很宽松，但它们被称之为待定的。一揽子采购订单 (BPO)：与 PPO 类似，但省略了商品数量，有时还省略了产品价格。这一类型的采购订单用以反复购置一组特定项目。它有利于保证更好的定价，以换取按时选购的保障。合同采购订单 (CPO)：与 PPO 和 BPO 类似，只是省略了购置所需的项目清单。CPO 是最复杂的采购订单种类，有利于在交易双方之间建立正规的长期协议。

采购订单的好处

采购订单让企业可以减少对口头协议的依赖，而更多的依靠商业法律文件。虽然采购订单看起来像是一份附加的会计文书工作，但它们有几个利益。

除了提供法律保护外，采购订单还：

更容易追踪订单有利于防止审计问题降低购买过程所花费的时间协助控制与追踪开支强化对采购过程的控制协助制订特定项目的预算使企业能够解决意外花费更容易避免重复订单减少内部欺诈风险提升交货时间使顾客可以鉴别表现最好的供应商

采购订单步骤

从一开始就有一个定义明确的采购订单步骤能使采购流程更顺畅并提高其效率。它对顾客和供应商都有用，并降低了沟通不畅的机会。

以下是采购订单环节中涉及的流程：

买方决定购置产品和服务。他们通过采购软件向供应商传出电子采购订单。供应商接到采购订单并确定他们是否可以执行订单。假如不可能，供应商会通知买方并撤销采购订单。如果可能，供应商逐渐根据搜集正确的库存或分配所需人员来准备订单。订单发货或提供帮助。供应商可以用订单管理软件来自动化订单执行过程。PO 编号包含于货运单中，便于顾客了解哪个订单已到达。供应商推送包括 PO 编号的发票，使之更容易与供货信息配对。依据付款标准，买方付款发票。

采购订单最佳实践

购置是一个成本高昂的工作流程。其实效性可能取决于采购订单，并可能影响业务成功。以下是一些有效推送采购订单的最佳实践：

对谁负责解决企业的采购订单有明确基本方针。不然，有可能反复订单。运用采购软件等电子系统来管理采购订单。这将清除不必要文书工作，并更容易追踪订单。在采购订单中包含销售条文和条件，并明确各方的责任。建立和存储采购订单团本。创建购置申请流程以节省成本。

采购订单与发票

发票是卖方在订单结束后向买方发送的正式付款请求或提示。它定义了销售确定并排出已交付的产品或服务，及其欠付金额。

发票一般由发票编号、卖方信息、付款日期和应对总额构成。发票有利于避免多付和反复订单。发票和采购订单都是有着法律约束力的采购文件，它在相关购置的商业沟通中是至关重要的。

采购订单与销售订单

卖方建立销售订单 (SO)，以确认他们能够提供买方规定的产品或服务。销售订单还确定卖方已查询并接受采购订单的条款和条件以及其它详细信息，包含数量、标价和付款标准。

发票表明向买方扣除产品和服务成本日期，而销售订单表明逐渐解决采购订单的日期。此外，一旦解决采购订单，便会向买方推送销售订单。

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